VERS UNE ENTREPRISE SANS PAPIER!

Par souci environnemental ou économique, de plus en plus d’entreprises se tournent vers un mode de fonctionnement sans papier. Cependant, ce virage ne s’improvise pas puisqu’il requiert l’implantation de nouvelles stratégies de travail.

Il existe de nombreux avantages à devenir une entreprise sans papier puisque la gestion des documents papier est coûteuse en temps et en argent. Certaines entreprises ont des budgets d’achat de papier énormes, de $10 000 à $15 000 par année, sans compter les frais d’impression. En outre, l’utilisation du papier a un impact écologique important.

Aussi, le papier est un moyen de transmission de l’information statique qui génère appels, communication verbale, manipulation, entrée de données et l’accès au document demeure limité. Par exemple, à l’impression d’un contrat, il faut traiter l’information, la relayer aux différents intervenants, au besoin en faire des copies puis, le classer, impliquant des risques de perte et d’erreurs liées à la double entrée de données. Donc, la communication sur papier demande un délai de gestion, à cause de toutes les étapes de traitement. Des opérations sans papier permettent une conciliation en temps réel, puisque l’information est relayée de façon dynamique.

Réviser ses processus de travail ne nécessite pas toujours l’achat de matériel coûteux. C’est avant tout un changement d’habitudes dans la façon de gérer ses opérations et d’optimiser les outils et les ressources disponibles.

COMMENT RENDRE VOS OPÉRATIONS SANS PAPIER?

Il est nécessaire de faire l’inventaire de vos procédures de travail, de les repenser et de les intégrer dans un système global.

Voici quelques trucs pour vous aider à modifier vos habitudes:

– Nous avons souvent tendance à imprimer et étaler devant nous les documents afin de repérer les erreurs, ou de croiser l’information. Une bonne alternative à cette pratique serait de travailler sur plusieurs écrans à la fois, permettant d’avoir une vision plus globale.
– Un logiciel de gestion d’horaires complexes tel que Q^t-Temps et ressources, permet d’avoir accès à de nombreux outils intégrés, par exemple:
- – – La liste de rappel vous propose les meilleures personnes pour remplir une tâche grâce aux critères préétablis dans Q^t-Temps et ressources, plutôt que de parcourir les horaires pour trouver des disponibilités.
- – – L’accès à des informations complémentaires sur les rendez-vous est facile, réduisant les besoins en impression.
- – – Toutes les données extraites des rapports sont envoyées à l’écran pour éviter les impressions inutiles. On peut les traiter à l’écran ou les exporter vers Excel dans le format désiré.
- – – Il est facile d’envoyer tout document (rapports, horaires et factures) par courriel.

Les outils de Q^t-Temps et ressources sont d’une grande aide pour l’atteinte de vos objectifs « sans papier », mais certains modules complémentaires de la Suite Maya peuvent vous permettre d’aller encore plus loin dans leur réalisation :

G e-D (Gestion électronique des documents) – Pour classer de façon flexible et selon votre hiérarchie tous vos documents dans votre système informatique, sans passer par l’impression. Permet d’adopter un système de classement plus simple pour les documents papier à conserver, par exemple, numériser les documents papier en référençant le PDF avec un numéro séquencé puis les classer en ordre numérique, sans avoir de fichier pour chaque client.

Intégration Terrain – Un ensemble de quatre sous-modules, facturés à l’utilisation. Permettent une gestion en temps réel:

SMS – Pour assigner et confirmer un rendez-vous rapidement via message texte. En synergie avec la liste de rappel, vous pouvez envoyer un message à vos employés en mesure de remplir une tâche spécifique.Mobilité, Hestia et Portail web – Ces solutions adaptées offrent des poinçons d’entrée et de sortie. La Mobilité utilise le téléphone intelligent, Hestia le téléphone du client et l’utilisation du portail se fait par Internet.

Votre site Internet – Peut vous permettre de documenter vos clients et vos employés. Ils remplissent eux-mêmes l’information via un formulaire, limitant les risques d’erreur. C’est un outil qui pourrait être facilement intégré à l’application Maya.

Le Réseau Santé à Domicile – Recevez automatiquement les demandes de services. Ces transactions sont intégrées directement à même vos données dans la Suite Maya. Les communications électroniques permettent de faire les changements en temps réel et la facturation est intégrée. Garde un audit de toute l’information pour référence.

Devenir une entreprise sans papier est donc un objectif très réalisable. Il s’agit avant tout de revoir ses processus et d’intégrer de nouvelles habitudes qui vous feront économiser temps, argent et notre environnement!